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推進檔案信息化建設的幾點思考
2013/7/2

        檔案管理信息化就是要利用計算機網絡和數據庫信息技術手段實現館藏各類檔案的數字化,將網絡化辦公條件下的電子文檔管理網絡一體化,通過辦公網絡,逐漸完成各種檔案資源的數字化轉換,并使用文檔一體化管理軟件來完成電子文件的歸檔。檔案信息化建設包括的范圍比較廣泛,一般包括檔案信息數字化建設、標準化建設、法制化建設、基礎設施建設和人才隊伍建設等方面。下面從以下幾個方面談談如何推進檔案信息化建設。

        1.推進檔案信息的數字化建設。

        近年來,檔案載體迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替,電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題,那就是電子檔案如何收集、保管、保護和利用,而解決這個問題的途徑只有一個,那就是實現檔案的數字化。所謂檔案數字化,就是以館(室)藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象,將紙質文件、照片、圖紙及音頻、視頻錄像等原始檔案資料通過掃描、轉化等現代化信息手段而轉化為電子資源,成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。

        檔案信息數字化是檔案信息化的基礎,數字化資源由于貯存于電腦硬盤、光盤庫等數字貯存介質上,其優勢在于查詢便捷,方便復制轉移,又可提高安全度。當今社會,人們的時間意識越來越強,領導作出鶯大決策需要迅速、準確;各職能部門工作查考要求快速及時;社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加,這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段,以現代化、多功能的服務措施,使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。只有實現檔案數字化,才能沖破檔案利用的種種局限,檔案管理部門從封閉走向開放。從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變,實現檔案信息資源的合理配置、科學管理,為社會提供高效、優質的服務。

        2.推進檔案信息的標準化建設。

        檔案工作的標準化、規范化是信息化建設的前提和必要條件。檔案信息的標準化與規范化建設包括了計算機安全法規與標準及數字梢案信息資源合法化確認標準,檔案文件、電子文檔信息化處理的規范,電子文檔數據存儲、壓縮、數據交換、數據加密、水印技術和系統軟硬件沒施技術標準規范等。

        隨著電子政務的推行,電子公文、電子檔案的接收、歸檔、管理必須按照統一的標準規范進行;在文本、圖像、音頻、視頻等檔案信息資源多樣性的情況下,只有按照統一的標準規范進行制作,才能使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理、使用;隨著信息技術迅速發展,硬件設備與軟件系統升級換代日益加快,為適應新舊設備與系統的兼容性,滿足數字資源長期保存的需要,也必須按照標準化的要求開展檔案的信息化丁作。因此。檔案信息化建設更加需要講求統一技術語言,更加需要講求標準化和規范化。推進檔案信息化建設必須加強檔案工作的標準化。但目前的狀況是:計算機軟件開發缺乏整體規劃性,軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足;計算機及其有關設備型號各異,設備檔次參差不齊,沒有形成統一的硬件環境;檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一;并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐。缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準;這些都制約著信息交流的范圍和程度,直接影響著檔案信息化建設的步伐。

        檔案信息化工作的開展,越來越要求樹立檔案:作標準化的意識,徹底改變在傳統檔案工作條件下各自為政、標準各異的檔案管理狀況。目前已出臺一些檔案信息化方面的標準,如《CAD文件與檔案管理》、《電子文件歸檔管理》、《紙質檔案數字化技術規范》、《建設電子文件與電子檔案管理規范》等國家或行業標準,具有很強的針對性、適應性和操作性。這就需要加強這些標準的宣傳和貫徹,加強檔案工作人員培訓,樹立標準化意識,不斷提高檔案信息化建設方面的標準化知識水平和實際應用能力,同時要加強標準的實際推廣應用,解決貫徹標準的技術操作問題,加快標準推廣并提高標準的應用水平。

        3.推進檔案信息化的法制建設。

        在檔案信息化建設過程中,越來越表現出對法制化的依賴。加強檔案法制化建設,是適應新時期檔案工作發展的新形勢,推動檔案事業協調、可持續發展的重要保證?!秾嵤┚V要》提出,要加快推進檔案信息化法制建設,適時提出比較成熟的行政立法建議,推動相關配套行政規章的制訂和完善。檔案信息化管理的法制建設主要包括以下幾個方面的內容:一是對現有檔案法規、國家和行業標準加以貫徹執行。據有關資料顯示,在制定的技術規范中(如上文所述),貫徹標準的只在少數。采標率很低,大部分單位對已經頒布實施的國家和行業標準毫不了解。根據這種狀況,應以法律法規的形式加以確定,變行政管理為法制管理,增加其約束力。二是社會的發展日新月異,檔案信息化進程不斷加快,需要對新的領域、新的載體、新的檔案關系和新的檔案管理主體進行立法,同時修改、廢止不適應發展要求的檔案法規。三是大量電子檔案能否發揮其應有使用價值缺乏法律依據。在電子文檔的形成過程中,打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊,就需要制定相關法律加以界定,從而更好地發揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設還應包括檔案安全法規建設?,F代信息社會中,檔案管理的網絡化使檔案存在一定的安全隱患,在推進檔案信息化進程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。這一系列措施就包括法規的制定,從而保證檔案信息的安全。

        4.加快檔案信息基礎設施建設。

        基礎設施建設指的計算機網絡和數據庫系統及其應用。檔案信息化是隨著計算機和互聯網發展來的。沒有計算機,或者說有了計算機而沒有進入網絡,檔案信息化管理只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增,人們需要采用先進的計算機技術實現檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理。尤其是使用多媒體技術,傳統的紙質載體的檔案材料轉化為全文、全圖、全聲的光盤儲存,并實現全屏幕自動檢索。所以,計算機及其配套設施必須跟上,以滿足檔案管理信息化的起碼要求。

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