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軟件選型三步驟
2013/6/30

        一、前期準備階段

        前期準備工作是整個軟件選型過程的基礎,包括明確自身需求,擬定招標文件,制定考核和評分體系等主要環節。注意,需求表達要做到無二義性。目前,大部分用戶單位在這個環節上做得比較草率,導致信息化成功率低。用戶單位在招標前要對自身的需求進行廣泛調研,對主要業務流程進行分析和優化,確定信息化的總體規劃、實施方案、資金預算和數據規范等內容。

        目前,多數單位在進行軟件選型之前只有一些初步的設想,并沒有形成明確的需求,容易在軟件選型的過程中被軟件廠商所誘導,甚至導致IT 項目實施的目標遠離信息化的初衷。需求分析可由用戶單位的IT 部門完成,也可以委托專業的信息化咨詢公司完成。

        例如企業信息化,需求一方面要結合企業現有的管理要求和管理水平,通過流程分析和瓶頸問題分析,整理出企業自身的信息化需求;另一方面,要與企業的發展戰略相結合,并充分考慮企業當前應用系統以及未來一定時間內不同應用系統間的集成問題。

        在需求明確后,要制定詳細的招標流程。在招標文件中分別擬定技術和商務條款,并根據自身特點將各個條款賦予不同的權重,建立軟件產品選型的考核與評分體系,并要求備選IT 企業在解決方案中必須逐項明確回復。

        軟件選型要重點考核的內容包括行業匹配度、產品成熟度、產品特點、系統功能、系統性能(包括開放性、可擴展性、配置能力等)、方案水平、典型用戶、實施顧問團隊(尤其是項目經理)、公司實力、本地化服務能力等方面。

        二、中期初選階段

        在這個階段,先進行標書評定,剔除無效標書;然后通過考題和流程模擬來分析產品解決問題的能力,充分評價供應商的項目實施和服務能力,考察典型用戶的應用情況;最后結合信息化規劃,考慮當前和未來系統間的集成方案。

        通過公開招標或邀標等方式,邀請軟件供應商投標。投標書中明確規定投標方應嚴格按照招標書規定的格式和內容撰寫。由于一些軟件供應商不嚴格按照招標要求撰寫標書,只介紹產品的功能,不解答標書中規定的問題,甚至拿以往投標書的翻版。所以,在收集到投標文件后,應首先對投標書進行內容審查,查看標書撰寫是否規范,分析投標書內容是否針對標書中提出的問題和要求進行全面、明確的回答,并對供應商進行資格審查,分析廠商的重視程度。經過分析、比較,剔除無效或不滿足要求的標書。

        其次,通過方案講解演示、流程模擬和做考題等多種形式考察軟件廠商的產品和解決問題的能力。其中,做流程模擬和做考題是一種非常好的做法,也就是根據自身信息化需求的重點及流程,要求備選廠商按照用戶單位事先提供的基礎數據,進行現場演示和流程模擬,這樣做既可以使用戶單位變被動為主動,緊緊把握重點需求,又可以使用戶單位在較短的時間內了解備選廠商的軟件產品的功能、模塊之間集成程度和解決問題的能力。經過分析、比較,剔除明顯不能滿足需求的廠商。

        三、后期考察階段

        最后,對剩下的備選廠商和典型用戶進行考察。大型信息化項目實施過程中,實施顧問、尤其是項目經理的能力和實施經驗非常關鍵,但由于高級人才缺乏,使得“高級顧問打單、初級顧問實施”的現狀在軟件廠商中普遍存在。因此,要重點考慮備選廠商的行業背景、人才現狀和本地化服務能力,包括服務網點設置、本地服務的技術力量和水平、響應時間、二次開發能力等因素,保證項目后期可以得到及時的服務。由于軟件廠商一般在典型用戶中都有“關系戶”,所以在考察典型用戶之前,要對考察的內容進行仔細策劃,在現場交流與溝通的過程中有目的地要求對方介紹相關情況,考察的重點是成熟用戶的集成應用情況。

        隨著信息化技術的發展,信息化項目越來越復雜,采用的信息系統也越來越多,而各系統的集成問題成為目前信息化實施過程中的瓶頸問題。因此,要求備選廠商提供與已有或將應用的軟件產品的集成方案。

        完成以上步驟后,選型組召開一個內部會議,依據評分表對候選廠商進行評分,最終選擇兩至三家符合條件的軟件廠商進入合同談判階段。

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